Le dichiarazioni sostitutive svolgono la funzione di autocertificazione e possono essere presentate o inviate presso gli uffici competenti delle Pubbliche Amministrazioni o dei gestori di servizi pubblici che abbiano richiesto all’interessato di produrre un determinato atto o certificato ovvero ai soggetti privati che ne abbiano fatto richiesta e abbiano consentito alla produzione di autocertificazione.

Le autocertificazioni possono essere effettuate da cittadini italiani, da cittadini dell’Unione Europea ed anche da cittadini extracomunitari, regolarmente soggiornanti in Italia, quando la dichiarazione riguardi stati, fatti o qualità personali certificabili o attestabili da parte della P.A. italiana.

Fare un’autocertificazione è semplice: è possibile utilizzare un qualsiasi foglio in carta semplice o servirsi di appositi moduli che spesso sono già predisposti dalla P.A. che deve riceverla. In ogni caso è fondamentale che l’autocertificazione sia firmata dal dichiarante.
La dichiarazione sostitutiva di certificazioni può essere utilizzata anche nei confronti di soggetti privati (es. notai, assicurazioni, banche etc.), qualora decidano di accettarla.
Non può, invece, essere utilizzata per presentare atti o documenti richiesti dall’autorità giudiziaria.

Con le dichiarazioni sostitutive di certificazioni l’interessato può sostituire i documenti che attestano:

• data e luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titoli di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi altro dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all’adempimento di obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

La legge stabilisce che non sono autocertificabili i seguenti certificati:

• medici;
• sanitari;
• veterinari;
• di origine;
• di conformità CE;
• di marchi;
• di brevetti.

Il cittadino è responsabile di quanto afferma nelle autocertificazioni. Le amministrazioni possono effettuare controlli sulla corrispondenza a verità delle dichiarazioni sostitutive. Nel caso di affermazioni false, la dichiarazione sostitutiva è priva di valore e il cittadino decade dai benefici eventuali derivanti dalla dichiarazione. Inoltre, il cittadino è denunciato all’autorità giudiziaria e va incontro a conseguenze penali.